Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị sử dụng hiệu quả hệ thống Thư điện tử công vụ tỉnh Đắk Lắk

Nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số và thống nhất việc trao đổi văn bản điện tử, Trung tâm Giám sát, điều hành đô thị thông minh (IOC) – Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Đắk Lắk vừa ban hành hướng dẫn chi tiết về việc vận hành và sử dụng hệ thống Thư điện tử công vụ (Mail) mới tại địa chỉ https://mail.daklak.gov.vn.

Giao diện Thư điện tử công vụ mới

Theo đó, sau khi tiếp nhận danh sách đăng ký từ các cơ quan, đơn vị, Trung tâm IOC đã hoàn tất việc thiết lập tài khoản trên hệ thống Mail công vụ của tỉnh. Cán bộ, công chức, viên chức sử dụng chính tên đăng nhập và mật khẩu của hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (iDesk) để truy cập vào hệ thống Mail.

Việc tích hợp này không chỉ giúp người dùng dễ dàng ghi nhớ thông tin đăng nhập mà còn tạo ra một hệ sinh thái làm việc số thống nhất, an toàn và chuyên nghiệp trong toàn tỉnh.

Để giúp các cơ quan, đơn vị khai thác tối đa công năng của hệ thống, Trung tâm IOC đã ban hành Phụ lục hướng dẫn chi tiết các bước nghiệp vụ cơ bản:

1. Đăng nhập và Quản lý tài khoản: Người dùng truy cập địa chỉ https://mail.daklak.gov.vn. Tại đây, người dùng có thể chủ động thay đổi thông tin cá nhân hoặc cập nhật mật khẩu để tăng cường tính bảo mật.
2. Khai thác chức năng soạn thảo và gửi thư: Hệ thống hỗ trợ gửi thư kèm tệp tin đính kèm, tích hợp danh bạ toàn tỉnh (mục "Hệ thống") giúp việc tìm kiếm địa chỉ mail của các đồng nghiệp, đơn vị khác trở nên nhanh chóng và chính xác.
3. Cấu hình nâng cao: Người dùng có thể thiết lập "Bộ lọc thư đến" để phân loại công việc, cài đặt "Chữ ký" mặc định và cấu hình thời gian tự động xóa thư.

Cấu hình xóa thư tự động

Các cơ quan đơn vị cần chủ động quản lý thay đổi nhân sự. Khi có sự thay đổi (tiếp nhận mới, điều động hoặc nghỉ hưu), đơn vị phải gửi văn bản đề nghị về Trung tâm Giám sát, điều hành đô thị thông minh để kịp thời cập nhật, thêm mới hoặc hủy tài khoản trên hệ thống, tránh rủi ro mất an toàn thông tin.

Việc triển khai và hướng dẫn sử dụng hệ thống Mail công vụ là bước đi quan trọng của Sở Khoa học và Công nghệ trong việc thực hiện mục tiêu chuyển đổi số, góp phần xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số tại tỉnh Đắk Lắk.

Chi tiết hướng dẫn tại file đính kèm

Thanh Hà