Hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương 02 cấp và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số

Sáng 23/9, tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ tổ chức hội nghị giải đáp vướng mắc về văn thư, lưu trữ khi vận hành chính quyền địa phương 02 cấp và chuyển giao phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số.

Dự và chủ trì hội nghị có bà Nguyễn Thị Nga - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; đại diện lãnh đạo phòng, đơn vị thuộc Cục; đại diện Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ và các công chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ, công nghệ thông tin của các tỉnh thành miền Trung, gồm: Thanh Hóa, Thành phố Đà Nẵng, Thành phố Huế, Quảng Ngãi, Gia Lai, Khánh Hòa, Lâm Đồng và Đắk Lắk.

Đoàn công tác tỉnh Đắk Lắk tham dự hội nghị có bà Châu Thị Hồng Mai – Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh; ông Trần Văn Sơn – Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Sở Nội vụ cùng công chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ và công nghệ thông tin.

Phát biểu khai mạc hội nghị, bà Nguyễn Thị Nga - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho biết ngành Văn thư - Lưu trữ trong giai đoạn chuyển tiếp từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ số, đồng thời với nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ sau sắp xếp tổ chức bộ máy và vận hành chính quyền địa phương 02 cấp. Thách thức là rất nhiều, khó khăn là rất lớn, tuy nhiên, đây lại là thời cơ để ngành văn thư, lưu trữ chuyển mình. Với trách nhiệm cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ đồng hành cùng các địa phương để thực hiện tốt nhiệm vụ được Đảng và Nhà nước giao, cùng tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn về văn thư, lưu trữ trong quá trình vận hành bộ máy chính quyền 02 cấp.

Hội nghị đã trao đổi về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; Quản lý tài liệu lưu trữ (tổng kiểm kê khối lượng tài liệu, kho tàng, trang thiết bị, tình trạng xử lý nghiệp vụ); Tổng hợp nhu cầu hỗ trợ kinh phí từ ngân sách trung ương để thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện; Đánh giá kết quả thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Để án Lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước, giai đoạn 2020-2025; Đánh giá tình hình thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II; Tổ chức và nhân sự thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Đại diện các tỉnh thành đã nêu lên các khó khăn, vướng khắc trong công tác văn trữ hiện nay, như: Công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay, các kho lưu trữ tài liệu còn khó khăn; công tác số hóa tài liệu chưa chỉnh lý và đã chỉnh lý; cần có hướng dẫn cụ thể công tác về kho lưu trữ, kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu; thời gian bảo quản của các loại văn bản; Các quy định liên quan đến giá trị pháp lý của tài liệu điện tử; Các quy định chi tiết về tiêu chuẩn, quy trình số hóa đối với từng loại tài liệu khác nhau; Các chính sách đãi ngộ về công tác văn thư lưu trữ phù hợp; Bố trí nguồn nhân lực thực hiện; Các phần mềm quản lý, số hóa tài liệu có tương thích với các phần mềm đang dùng hiện có…

Qua hội nghị, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã nắm bắt các khó khăn, vướng mắc của các tỉnh thành để làm cơ sở tham mưu các văn bản, quy định định mức, các hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, công tác số hóa và lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.

Cuối hội nghị, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phối hợp với Tập đoàn FPT và Công ty FSI thực hiện chuyển giao Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ số và Phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ để hỗ trợ các địa phương. Việc chuyển giao phần mềm thể hiện quyết tâm của ngành trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa công tác lưu trữ - một lĩnh vực vốn được xem là “thầm lặng” nhưng đóng vai trò then chốt trong quản lý nhà nước.

Thanh Minh